法規名稱： 內政部部長電子信箱處理作業規定

一、依據：行政院91年11月22日院台秘字第0910058540號函頒修正之「行政院暨所屬各機關處理人民陳情案件要點」。

二、目的：提升內政部（以下簡稱 ... 目前線上：589人，瀏覽人次：696749500 會員登入| 加入會員 法規檢索 令函判解 英譯法規 裁判書 書狀例稿 契約範本 植根服務 相關網站 行政令函│司法判解 研討會訊息│植根雜誌 法規資訊 法規名稱： 內政部部長電子信箱處理作業規定 時間： 中華民國096年09月13日 所有條文 一、依據：行政院91年11月22日院台秘字第0910058540號函頒修正之「行 政院暨所屬各機關處理人民陳情案件要點」。

二、目的：提升內政部（以下簡稱本部）各單位及所屬機關（以下簡稱各 單位）處理本部部長電子信箱（以下簡稱本信箱）信件之效能。

三、信件分類： （一）第一類：陳情書、施政諮詢、興革意見、索取可公開之政府資料 。

（二）第二類：不具建設之批評、個人情緒抒發、自我推薦、與業務相 關之廣告。

（三）其它類： 1.非屬本部主管業務。

2.無關業務之廣告、邀請函、重複信件等。

四、各類信件之處理時限及方式： （一）第一類：各單位應自處理中心分信之次日起3日內，依分層負責 權限劃分，撰擬回信（稿）核判後答復民眾。

但涉及政治敏感、 時事批評、政策決定或部長行程安排之專案處理信件，由本部秘 書室先行篩選請示處理原則後，進行專案處理或分由業管單位簽 陳部長核判後回信。

（二）第二類：各單位應自處理中心分信之次日起1日內結案；如有進 一步處理之必要，各單位應即改依第一類信件之處理時限及方式 回信。

（三）其它類： 1.非屬本部主管業務：由處理中心轉寄行政院院長電子信箱統籌 分文處理。

2.無關業務之廣告、邀請函、重複信件等，由處理中心逕予刪除 結案。

（四）案情複雜之信件，如未能於法定期限內辦結，各單位應依規定辦 理展期並將延長理由答復發信人，並逐案列管。

（五）本信箱信件之處理流程如附件一。

附件一-內政部部長信箱信件處理流程圖 五、信件處理權責劃分： （一）秘書室： 1.負責本信箱處理中心工作，並配合院長電子信箱，處理院長及 部長電子信件之收信、分信、稽催、統計分析及考評事宜。

2.督導各單位處理本信箱信件。

（二）各單位： 1.指派收發聯絡人及職務代理人各1名（以下簡稱代表人），專 責配合本信箱信件之處理、稽催等事宜。

2.代表人之名單確認後送本信箱處理中心彙辦，若有人事異動， 應即通知本信箱處理中心及資訊中心。

3.代表人應負責本信箱FAQ資料之維護及政令宣導之寄發。

（三）資訊中心：負責本信箱系統之開發、增修、維護、技術協助及相 關業務協調聯繫事宜。

六、信件處理原則： （一）本信箱處理中心及各單位代表人應隨時查看信箱信件，辦理收信 、分信作業，不得延誤。

（二）信件如需改分或非本部業務，各單位代表人應於收信當日敘明理 由通知本信箱處理中心，並立即將信件傳回。

（三）答復之信件內容應避免使用公文用語及格式，文字表達須具體明 確、親切、口語化，並註明承辦人及聯絡電話，以便民眾查詢（ 範例如附件二）。

（四）處理信件時，應確實依電腦處理個人資料保護法等相關規定辦理 ，並應適時採取妥善之保密措施，俾確保民眾隱私權益。

（五）處理信件過程之相關人員應確實掌握自己可用時間，並隨到隨辦 ，不得留置；代表人公差、請假時，職務代理人應即代辦，不得 積壓延誤時效。

（六）民眾對處理過程不滿意之信件，應於接到系統通知3日內，採取 相關處理措施，並將處理情形登錄於系統，以備查考。

附件二-參考範例 七、信件之查考： （一）本部秘書室應會同相關單位組成小組，就各單位處理信件之執行 情形，進行查考並據以簽辦相關獎懲事宜。

（二）各受查考單位應依查考項目提供相關書面資料，以備查考人員查 閱。

（三）查考項目及評分表詳如附件三；查考件數及查考方式由秘書室簽 奉部長核定後辦理。

附件三-內政部部長電子信箱查考項目及評分表 八、獎懲： （一）查考成績90分以上列為優等，80分以上未滿90分列為甲等、70分 以上未滿80分列為乙等，未滿70分列為丙等。

（二）列為優等之受查考單位，該單位之督導及承辦人員得依權責及相 關規定辦理敘獎；列為丙等之受查考單位，議處該單位相關人員 。

（三）信件處理發生錯誤、遺失或積壓逾限，致民眾權益受損或影響本 部行政效率，經本信箱處理中心查證屬實者，依其情節輕重，予 以議處。

（四）本部秘書室辦理查考之工作人員及小組成員，得一併簽報敘獎。

九、本作業規定未盡事項，依相關規定辦理。

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